사람은 혼자서만 살아가는 개체가 아니다. 타인과의 관계 형성을 통해 사회생활이 이루어지게 된다. 이러한 타인과의 관계 유지와 발전을 위해서는 상호 존중과 서로에 대한 배려가 반드시 필요하다. 개인간 상호 존중과 배려를 위해 우리 사회가 형성.발전시켜 온 제도가 예의범절이다.
사회가 복잡다기화 되면서 개인과 개인간의 관계 뿐만 아니라 조직, 국가간의 관계도 중요성을 띠고 있다. 개인과 개인 간에는 예의범절이 있듯이 조직, 국가간에는 의전이란게 존재한다. 조직, 국가간에 불필요한 갈등을 방지하고 서로를 잘 연결해주고 전체 관계를 조화롭게 흐르도록 하는게 바로 의전이다.
우리말 '의전'은 영어로 하면 Protocol, 또는 Etiquette, Good Manners 등으로 표현할 수 있다. 이 중 Protocol이라는 단어는 그리스어의 Protokollen에서 유래된 것이다. 이는 "맨 처음"을 의미하는 단어 Proto와 "붙이다"라는 의미의 단어 Kollen이 합쳐진 단어이다. 그리스어 Protokollen 이라는 단어는 원래 공문서의 효력을 부여하기 위해 문서 맨 앞장에 붙이는 용지를 뜻하는 것이었는데, 이후 외교관계를 담당하는 정부의 공식문서 또는 외교문서의 양식을 의미하게 되었다.
의전의 역사는 대략 예절의 발달시기와 함께 보는 것이 일반적이다. 중국에서는 이미 기원전 11세기경 주나라 건국이후 천자의 지도원리로 예를 내세웠다. 우리나라의 경우 조선 500년 동안 예법의 시대라고 할 만큼 의례를 강조하였다.
서양에 있어서는 나폴레옹 전쟁 이후부터 근대적인 의전의 개념이 정립되었다. 그 이전에는 양육강식의 시대로서 강대국이 외교의 주도권을 쥐고 외교모임에서 상석을 차지하였으며, 그로 인해 국가간의 분쟁도 빈번하였다. 그러나 나폴레옹 전쟁이후 1815년에 열린 Vienna Congress에서 의전규약이 처음으로 정해졌고, 그후 점차 관행화되어 오다가 1961년 '외교관계에 대한 비엔나 협정'에서 오늘날의 의전관행이 정립되었다.
많은 사람들에게 의전이라고 하면 딱딱하고 형식적인 의미로 받아들인다. 의전을 형식과 관례에 따라 이루어지는 기계적인 업무로만 보고 '잘해야 본전'이라고 치부하기도 한다. 물론 의전은 형식이다. 의전이란 관행의 축적이자 국가간에 반드시 지켜야 할 예의이기 때문이다.
그러나 의전을 형식으로만 이해하고 관행과 규정을 복잡다기한 상황에 기계적으로 적용한다면 서로가 불편해지게 될 것이다. 잘하는 의전은 기계적으로 이루어지는게 아니라 상황에 따라 물 흐르듯이 이루어지는 것이다. 주어진 상황과 각국의 문화적 배경에 맞추어 자연스럽게 행사가 기획되고 진행되어야 한다.
의전을 행하는 근본적인 이유로 돌아가서 의전이 서로를 존중하고 배려할 필요성에서 출발하였다는 점을 되새겨 보자. 의전업무를 하는데 있어서도 격식에 얷매이기 보다 존중과 배려의 마음으로 상대방을 대하는 유연한 자세를 견지할 필요가 있다. 자칫 복잡하게 보일 수 있는 형식을 관통하는 배려의 원칙에 따라 의전이 이루어진다면 따뜻하고 살아있는 의전이 될 수 있다.
